Svenska Filminstitutets Produktionsstödsenhet söker en Administratör

Stiftelsen Svenska Filminstitutet har en ledande roll inom svensk film. Filminstitutets mål är att stödja produktion, distribution och visning av värdefull film, att bevara och tillgängliggöra det svenska filmarvet samt att representera den svenska filmen internationellt. Filminstitutet har även ett nationellt uppdrag att stärka filmkunnandet i landet och ge allmänheten ett utbud av film som präglas av en mångfald av berättelser.

En av Filminstitutets viktigaste uppgifter är att fördela stöd till produktion av värdefull svensk film. Stöden fördelas av konsulenter vars övergripande uppdrag är att bidra till att identifiera och stödja kreatörer och projekt som kan vidmakthålla och förstärka svensk film nationellt och internationellt.

Som Administratör tillhör du organisatoriskt produktionsstödsenheten, bestående av totalt 16 medarbetare som består av filmkonsulenter, controllers, projektledare och administratörer, samt två enhetschefer. Kreativa Europa ingår i enheten med två personer. Enheten är en verksamhet med tempo och i rörelse som ingår i en stor organisation med många kontaktytor.

Arbetsuppgifter
Som administratör är du en viktig del i stödgivningsprocessen. Du ingår i en eller flera mindre arbetsgrupper där uppgiften är att stödja enhetens konsulenter och controllers i deras arbete. Ditt huvudsakliga ansvarsområde är en ändamålsenlig och säker administration av stödgivningshandlingar, såsom ansökningar, utbetalningar, beslutshandlingar och avtal, arkivering av handlingar samt förmedling av information till filmdatabasen. Handläggningsarbetet sker i första hand i vårt ärendehanteringssystem Platina. Under våren 2020 kommer ett digitalt ansökningssystem implementeras, varför arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas.

En viktig uppgift som administratör är att agera som stöd till sökande genom både telefonsamtal och e-post. Det därför viktigt att du är van att hålla dig uppdaterad i bestämmelser och riktlinjer. Att vara behjälplig i övriga administrativa sysslor, som till exempel ta emot besökare, bistå vid arrangemang med mera, förekommer.

Dina erfarenheter och kunskaper
Du har gymnasieutbildning och minst 2 års dokumenterad erfarenhet av administration där dagligt arbete i ett ärendehanteringssystem är ett krav och du är van med diarieföring av handlingar. Du ska vara bekväm med att använda standardprogram i Officepaketet, såsom Excel, och har goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift. Tjänsten kräver kunskap inom ekonomiarbete och enklare statistikhantering. Du ska ha erfarenhet av att arbeta i verksamhet i digital förändring.

Kunskaper om och erfarenhet av följande är meriterande:
• First line support inom kundtjänstverksamhet
• Svensk filmbransch eller annan kulturell verksamhet

Personliga egenskaper
Som medarbetare och kollega är du engagerad, förändringsorienterad och bidrar positivt till ett bra samarbete inom produktionsstödsenheten, avdelningen Filmstöd och övriga avdelningar inom Filminstitutet. Du är serviceinriktad, strukturerad och tycker om att ta ansvar. Du har lätt för att arbeta med siffror och är kvalitetsmedveten. Tjänsten förutsätter att du är initiativtagande och driven som person.

Arbetstoppar förekommer varför en förmåga att hantera stress under kortare tid är önskvärt.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och att du kan identifiera dig med våra värdeord - kunskap, respekt och mod.

Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi eftersträvar att öka representationen i organisationen. Filminstitutet använder sig av rekryteringsverktyget Fair Recruiting där alla kandidater är anonyma i första steget i urvalet.

Anställningen är på heltid och tillsvidare med tillträde omgående eller enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas. Ansökan ska vara oss tillhanda senast 18 oktober 2020. Märk din ansökan med diarienummer SFI-2020-2900.

Vid frågor om tjänsten kontakta enhetschef Richard Stones 08-665 14 02. Fackliga företrädare är Tomas Johansson, ST-Kultur tel 08-665 11 35 och Torkel Stål, SACO tel 08-665 11 40.