Svenska Filminstitutets Produktionsstödsenhet söker en administratör

Stiftelsen Svenska Filminstitutet har en ledande roll inom svensk film. Filminstitutets mål är att stödja produktion, distribution och visning av värdefull film, att bevara och tillgängliggöra det svenska filmarvet samt att representera den svenska filmen internationellt. Filminstitutet har även ett nationellt uppdrag att stärka filmkunnandet i landet och ge allmänheten ett utbud av film som präglas av en mångfald av berättelser.

En av Filminstitutets viktigaste uppgifter är att fördela stöd till produktion av värdefull svensk film. Stöden fördelas av konsulenter vars övergripande uppdrag är att bidra till att identifiera och stödja kreatörer och projekt som kan vidmakthålla och förstärka svensk film nationellt och internationellt.

Som Administratör tillhör du organisatoriskt produktionsstödsenheten, bestående av totalt 16 medarbetare, 1 enhetschef, 7 konsulenter och 6 personer som sköter administrationen i olika roller. Två av dessa tjänster är Administratörer. Dessutom ingår Kreativa Europa i enheten med två personer.


Arbetsuppgifter
Som administratör är du en viktig del i stödgivningsprocessen. Arbetet handlar i huvudsak om att administrera stödgivningshandlingar såsom ansökningar, utbetalningar, beslutshandlingar och avtal. I rollen ansvarar du för att registrera och ordna inkommande handlingar i vårt ärendehanteringssystem Platina, arkivera handlingar samt förmedla information till filmdatabasen. I samband med dessa uppgifter ingår vid behov samtal och administrativ support till sökande. Du ska även assistera och vara behjälplig i övriga administrativa sysslor som till exempel ta fram listor, göra utskrifter, ta emot besökare, bistå vid arrangemang med mera. Du ska hålla dig uppdaterad i bestämmelserna för stödgivningen och kunna svara på frågor med koppling till ditt uppdrag. Under våren 2020 kommer ett digitalt ansökningssystem implementeras varför arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas, dock med fortsatt administrativ inriktning.


Dina erfarenheter
- Minst 2 års dokumenterad erfarenhet av administration
- Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift
- Erfarenhet från någon typ av ärendehanteringssystem är önskvärt, liksom goda kunskaper i Office paketet
- Kännedom och bakgrund inom svensk filmbransch eller erfarenhet från annan kulturell verksamhet är meriterande


Personliga egenskaper
- Du är serviceinriktad, prestigelös och flexibel
- Du har lätt för att samarbeta med andra
- Du är noggrann och bra på att planera och prioritera din tid
- Du arbetar strukturerat och tycker om att förvalta och skapa rutiner
- Du har en god kommunikativ förmåga i såväl tal som skrift
- Du stimuleras av en verksamhet med tempo och i rörelse
- Du gillar att ta ansvar och ingå i en stor organisation med många kontaktytor


Anställningen är på heltid och tillsvidare med tillträde 12 mars 2020 eller enligt överenskommelse. Sex månaders provanställning tillämpas.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet och att du kan identifiera dig med våra värdeord - kunskap, respekt och mod. Arbetstoppar förekommer varför en förmåga att hantera stress under kortare tid är önskvärt. Du har kunskap och intresse för ett samhälle med digital teknik som utmanar gamla mönster, förutsättningar och beteenden. Som medarbetare och kollega är du involverande, teamorienterad och bidrar positivt till ett bra samarbete inom produktionsstödsenheten, avdelningen Filmstöd och övriga avdelningar inom Filminstitutet. 

Svenska Filminstitutet vill vara en attraktiv arbetsplats som utmärks av en strävan att vara fri från diskriminering och ge lika möjligheter för alla. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrund och erfarenheter då vi eftersträvar att öka representationen i organisationen. Filminstitutet använder sig av rekryteringsverktyget Happyr där alla kandidater är anonyma i första steget i urvalet.

Ansökan ska vara oss tillhanda senast den 5 februari 2020. Märk din ansökan med diarienummer SFI-2019-3930.

Vid frågor om tjänsten kontakta enhetschef Magdalena Jangard 08- 665 11 48 från och med 13 januari 2020. Fackliga företrädare är Tomas Johansson, ST-Kultur tel 08-665 11 35 och Torkel Stål, SACO tel 08-665 11 40.